RPA: O jeito certo de começar
Caminho ideal para tornar uma empresa mais eficiente
Sem estratégia e planejamento adequados, é quase impossível garantir o sucesso de uma iniciativa comercial. O RPA permite que pessoas, robôs e sistemas se unam perfeitamente para tornar uma empresa mais eficiente, escalável e flexível, e muitas instituições estão ansiosas para tirar proveito dessa tecnologia transformadora. Mas entrar na automação sem uma estratégia eficaz leva a resultados decepcionantes e até a falhas.
Antes de você se aprofundar em sua jornada de RPA, é importante entender as necessidades das pessoas, processos e infraestrutura que garantem a adoção bem-sucedida.
Coloque as pessoas em primeiro lugar ao trabalhar com robôs
Você pode estar migrando as suas tarefas para um software de robôs, mas a sua equipe humana ainda é a chave para uma transformação bem-sucedida. Reunir a equipe de operações multifuncionais correta é a base do seu Centro de Excelência em Automação (CoE). Para adotar e escalar com êxito o RPA, você precisa descobrir onde a automação está acontecendo e onde não está e planejar um plano para reunir tudo isso como um projeto por meio de um CoE de automação.
Sua equipe inicial de CoE pode conter apenas uma ou duas pessoas, idealmente alguém com habilidades de negócios e alguém com habilidades técnicas. Quando o sucesso inicial é alcançado, os membros iniciais da equipe de RPA podem começar a entrar em contato com os vários departamentos para perguntar que tipo de trabalho eles estão fazendo regularmente por 30 minutos ou mais por dia, onde a automação pode ajudar.
Os membros da equipe principal de um CoE adequado vêm de três origens — analistas de negócios, TI e operações. Os analistas de negócios documentam o processo e avaliam o impacto, o TI desenvolve a automação da maneira mais eficiente possível e as operações estão envolvidas no teste e no monitoramento da produção para garantir que tudo esteja bem. Em seguida, esse comitê do CoE analisa as oportunidades de automação, prioriza novos processos e determina se há um ROI e tempo suficiente para seguir em frente.
Necessidades de infraestrutura com RPA
Fazer boas escolhas sobre sistemas e infraestrutura prepara o cenário para um crescimento rápido e evita problemas futuros. Se você seguir as mesmas práticas recomendadas de desenvolvimento para sua automação que seguiria para outros sistemas críticos, estará no caminho certo — teste tudo, monitore o uso e as alterações e avalie e reavalie os resultados. Portais de monitoramento e governança de robôs ajudam muito nessa hora.
Se sua solução de automação eventualmente estiver executando processos-chave em toda a empresa, é essencial protegê-la contra o tempo de inatividade com alta disponibilidade e recuperação de desastres. Também é importante considerar que, à medida que seus esforços de automação aumentarem, mais e mais funcionários precisarão acessar a ferramenta de automação. Verifique se você possui segurança baseada em função, para que os funcionários tenham apenas o acesso necessário. Alguns podem precisar executar fluxos de trabalho, mas não devem poder editá-los, enquanto o acesso somente para visualização é adequado para outros.
Quanto mais pessoas usam sua ferramenta de automação, mais necessário é ter logs de auditoria de tudo criado, editado ou executado. Um alto volume de processos automatizados também requer manipulação e notificações robustas de erros. Todas as tasks e workflows devem ser projetados para relatar falhas com notificações em tempo real, para que os problemas possam ser resolvidos imediatamente.
O treinamento também é uma parte crítica da sua infraestrutura de CoE. As organizações compram uma solução RPA para resolver um problema imediato, mas não percebem muitos dos outros recursos que o produto possui e perdem a chance de otimizar outros fluxos de trabalho nos negócios. O treinamento fornece o conhecimento para você aproveitar melhor o software e obter um retorno mais rápido do seu investimento.
Entenda os melhores processos para adoção de RPA
À medida que a equipe do CoE começa a adotar o RPA em toda a organização, você aprenderá que nem todos os processos são criados iguais. Alguns processos não podem ser totalmente automatizados, mas ainda há algum nível de automação a ser alcançado. Um processo atendido total ou parcialmente significa que ele deve ser monitorado e possivelmente interagido em determinados pontos. As transações devem ser verificadas visualmente antes da conclusão ou, possivelmente, uma credencial, como um valor de segurança captcha ou keyfob, deve ser inserida para que a tarefa continue.
Nesses tipos de tarefas, a ideia é reduzir o tempo total da transação, localizando partes do processo que podem ser automatizadas, como navegação na tela, entrada de dados ou eliminação de dados duplicados. Um ROI de exemplo para esse tipo de tarefa pode significar que uma equipe pode processar de 2 a 3 vezes mais trabalho com a mesma equipe, para que os negócios possam crescer mais rapidamente.
Workflows podem ser uma combinação de aplicativos controlados pela interface com o usuário e componentes controlados pela API e que podem rodar em background, como transferências de arquivos e leitura de entrada de um banco de dados ou de um arquivo Excel ou CSV. Outro exemplo é receber um e-mail e acionar o processamento personalizado.
Sempre há espaço para otimizar, independentemente da sua abordagem de RPA. Mas identificar os processos certos que proporcionarão o maior ROI (retorno do investimento) é fundamental para garantir o sucesso do seu projeto. Lembre-se de que, à medida que você expande sua presença na automação da sua organização, chegará a hora de automatizar uma mistura dos diferentes tipos de workflows (fluxos de trabalho). Desenvolva práticas recomendadas para garantir que você possa reutilizar sua automação dividindo seus processos em partes reutilizáveis para economizar tempo.
Conteúdo produzido pela Automate Brasil LTDA com parceria com a Helpsystems.
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